09.03.2026 |
Südliche Ortenau bucht als erste Kirchengemeinde digital
In der südlichen Ortenau buchen die Pfarrsekretariate alle Beerdigungsanfragen digital, über den "Beerdigungskoordinator" im CMS "SESAM". Das neue Modul findet automatisch für jeden Friedhof die verfügbaren Personen im Beerdigungsdienst und verschickt die Buchung per Mail.
"Für uns stellte sich die Frage, ob wir für eine Übergangszeit eine selbstgebaute Lösung wollen oder gleich mithelfen, die Kinderkrankheiten des SESAM-Beerdigungskoordinator auszukurieren und mit einem zukunftsfähigen System zu arbeiten", erläutert der Leitende Referent Martin Wetzel die Überlegungen im Kernteam und der Büroleitung. Entschieden haben sie sich für die zweite Möglichkeit: gleich mit dem neuen SESAM-Tool einzusteigen.
Bei fast 50 Verabschiedungsorten und rund 25 Personen im Beerdigungsdienst ist die Koordination der Termine auch nicht einfach: Wer kann an welchen Tagen auf welchem Friedhof beerdigen? Wer ist ggf. in Urlaub oder auf Fortbildung? Wer hat an diesem Tag schon eine Beerdigung an einem anderen Ort? Oder schon mehr als genug Beerdigungen?
All das berechnet der Beerdigungskoordinator und schlägt die Person vor, die am gewünschten Ort auch wirklich verfügbar ist - und zugleich derzeit die wenigsten Beerdigungsdienste hat. Diese "gerechte Lastenverteilung" hat etliche Pfarreien im Vorfeld überzeugt. In der südlichen Ortenau wird sie nun praktiziert.
Die Pfarrsekretärinnen Yvonne Hog und Juliane d'Adamo gingen mit großem Engagement daran, die nötigen ersten Einstellungen und vor allem die Datenpflege rasch umzusetzen: Friedhofszeiten, die Bereitschaftstage und Abwesenheitszeiten der Personen im Beerdigungsdienst sowie die Übersichten und Angebotspläne. Nach einem Monat Vorarbeit war es dann soweit. Wetzel teilte stolz mit: "Wir buchen seit dem 2. März digital."
Darüber freute sich auch SESAM-Projektleiter Björn Huber von der Fa. Web Commerce. Denn der Beerdigungskoordinator befindet sich zwar schon bei sechs Pfarreien im Testlauf, doch dass sich so schnell erste Erfolge zeigen würden, hatte niemand erwartet. Zumal noch gar nicht alle Features des Beerdigungskoordinators fertig sind. Es fehlen noch einige Auswertungs- und Überblicksansichten sowie die eigentlich gewünschte "Ausbaustufe 2", mit der Bestatter zukünftig selbst die Beerdiger/innen digital 24/7 "buchen" können, ohne dazu beim Pfarrsekretariat anfragen zu müssen.
In der Einarbeitungsphase arbeiten die Kirchengemeinden zunächst nur mit der "Ausbaustufe 1", bei der die Anfragen wie gewohnt beim Pfarrbüro eintreffen. Die bearbeitende Pfarrsekretärin gibt nur Ort und Zeit der gewünschten Beerdigung ein und erhält sofort einen Vorschlag, wer diese Beerdigung übernehmen kann bzw. sollte. Bei Bedarf kann sie auch eine andere Person wählen. Nach der Eingabe der Daten des Verstorbenen wird die Anfrage per Klick an die gewählte Person im Beerdigungsdienst gemailt. Sobald diese den Eingang des Termins bestätigt, werden Pfarrsekretariat und Bestatter (und ggf. weitere Personen) per Mail informiert: der Beerdigungstermin steht.
Schon diese erste Ausbaustufe bringt den Vorteil mit sich, dass tatsächlich alle Pfarrsekretariate für alle Friedhöfe Beerdigungsanfragen annehmen und buchen können, auch wenn das Pfarrbüro am anderen Ende der Pfarrei liegt. Alle Informationen liegen vor und die gewünschten Termine können sofort bestätigt werden.
Die ersten sechs Pilotpfarreien, die sich für einen Test bereitgefunden haben, sind die Kirchengemeinden Nordbadische Bergstraße, Karlsruhe, Baden-Baden, Hochschwarzwald, Radolfzell und die Südliche Ortenau, die schon aktiv damit arbeitet.
